Si vous organisez un événement, vous avez beaucoup de planification et d’organisation à faire. Après tout, ils ne se planifient certainement pas. Vous devrez déterminer où vous hébergez votre événement, de quel équipement vous avez besoin, créer une liste d’invités et des invitations , un thème, des décorations, des divertissements, de la nourriture et des boissons, des cadeaux, etc. Et ce n’est qu’un aperçu.

Il y a tellement de détails qui entrent dans l’organisation de certains des événements les plus mémorables. Et, si vous en hébergez un, vous voudrez probablement que le vôtre atteigne également le statut «mémorable». Pour y arriver, votre événement doit être bon. Vraiment bien. En d’autres termes, vous avez besoin du meilleur emplacement et le meilleur décor peut vous permettre de bien démarrer.

Relaxer. Vous pouvez obtenir le meilleur de tout pour votre événement sans vous ruiner.

Tout ce que vous avez à faire est de louer ce dont vous avez besoin. Bien sûr, vous pouvez toujours acheter l’équipement de l’événement aussi.

Mais, est-il préférable de louer ou d’acheter du matériel événementiel ? Qu’est-ce qui vous convient ? Ce guide examine les avantages et les inconvénients des deux.

Le choix vous appartient en fin de compte.

Types d’équipement événementiel

La planification d’une fête comporte de nombreux aspects différents, l’un des plus importants étant l’équipement utilisé pour votre événement.

Certains des types d’équipement événementiel les plus courants comprennent:

• Lieu et lieu
• Sièges et tables
• Éclairage
• Équipement audiovisuel

Vous pouvez choisir de louer tout votre équipement événementiel, de tout acheter ou de faire un peu des deux.

Nous explorons les avantages et les inconvénients de chaque option.

L’emplacement du lieu

L’endroit que vous sélectionnez pour votre événement sera la première chose que vos invités verront à leur arrivée – il doit donc être bon. Vous pouvez choisir un emplacement permanent, mais il aura ses bizarreries et, si vous essayez de faire bonne impression, il est parfois préférable de repartir de zéro.

Louez une tente . Si vous préférez, vous pouvez en acheter un. Mais si vous organisez un événement ponctuel, la location vous évitera de faire un gros achat. Ensuite, vous pouvez faire monter votre tente à n’importe quel endroit qui vous convient. Choisissez un terrain vacant, un parc, votre cour arrière ou même un parking vide.

La location de tentes peut être conçue pour répondre exactement à vos besoins , des exigences de dimensionnement aux panneaux latéraux, au sol, aux portes d’entrée en verre, etc. Faites-en un lieu magnifique pour votre événement. Ensuite, lorsque la fête est terminée, vous retournez le lieu et vous n’avez plus à vous en soucier. À quel point c’est génial?

Sièges et tables

Le nombre de places assises et de tables dont vous aurez besoin varie considérablement en fonction de la taille de l’événement que vous organisez – et de la nature de l’événement. En fait, il existe plusieurs scénarios pour lesquels vous pourriez vous retrouver à organiser un événement – et chacun d’entre eux différera par ses exigences en matière de mobilier.

En voici quelques exemples:

• Si vous organisez un événement avec un conférencier, un musicien ou un autre divertissement du genre, vous voudrez certainement des chaises ou des sièges qui peuvent être facilement organisés en rangées. Ce même besoin est vrai pour de nombreuses cérémonies de mariage .
• Si vous avez l’intention d’organiser un cocktail , vos invités auront besoin d’un endroit pour s’asseoir dans leurs assiettes à cocktails et apéritifs. Cela fait des tables de cocktail et des sièges de type bar un excellent investissement.
• D’autres événements, tels que des fiançailles formelles ou des réceptions de mariage , nécessiteront des ensembles de repas formels , surtout si vous offrez un repas complet. Cela signifie que vous devrez vous assurer d’avoir suffisamment de tables et de chaises pour tous les invités.

Les besoins de chaque événement varieront. Certains peuvent avoir besoin de ces articles, d’autres peuvent simplement exiger des tables de pique-nique et des oreillers géants sur le sol.

Quels que soient vos besoins, vous serez confronté au choix – achetez-vous? Ou louez-vous?

Si vous n’êtes pas une hôtesse passionnée de fête, vous voudrez peut-être accorder une grande considération à la location de l’équipement – cela vous donnera la possibilité de faire livrer et assembler les articles. Et cela vous laissera sans avoir à vous soucier de l’endroit où ranger l’équipement une fois la fête terminée.

Éclairage

L’éclairage de votre événement peut avoir un effet dramatique. L’éclairage définit l’ambiance des festivités et peut également ajouter au décor. Il y a tellement de types d’éclairage à choisir et, que vous souhaitiez éclairer tout un espace ou que vous souhaitiez un luminaire spectaculaire, vous cherchez peut-être une facture lourde.

Vous pouvez choisir un éclairage, tel que:

• Bougies
• Lanternes
• Lumières 
• Lumières stroboscopiques
• Lustres
• Candélabre
• Éclairage de scène

Ou peut-être recherchez-vous un éclairage coloré pour éclairer votre salle ou l’éclabousser de mots, comme le nom d’une entreprise ou autre.

Il y a tellement de façons dont l’éclairage peut égayer un événement. Mais si vous ne savez pas comment l’utiliser, il peut être préférable de le laisser aux experts.

Le choix de louer l’équipement de l’événement s’accompagne généralement également d’une aide.

Équipement événementiel audiovisuel

Bien que l’équipement événementiel audiovisuel ne figure pas sur la liste des incontournables de tous les événements, il en est sûrement sur beaucoup. Et cela peut non seulement exiger une certaine connaissance de l’équipement – comment créer avec lui ce dont vous avez besoin, comment installer et faire fonctionner l’équipement, et bien plus encore.

Les équipements audiovisuels peuvent être vendus à un prix élevé. Si vous n’en avez besoin que pour un événement, il peut être dans votre intérêt de vous en tenir à une location.

Louer ou acheter: la question la plus importante

Lorsque vous commencerez la planification de votre événement, vous voudrez vous poser cette question: en aurai-je encore besoin?

Si vous répondez oui, vous feriez peut-être mieux d’acheter l’équipement de l’événement. Si vous êtes quelqu’un qui organise souvent des réunions, des événements ou des fêtes, certains équipements événementiels peuvent certainement vous être utiles à nouveau.

D’un autre côté, si votre réponse est non – vous n’utiliserez plus l’équipement de l’événement, alors vous savez ce que vous devez faire, n’est-ce pas?

Absolument – louez-le.

Si vous cherchez à créer un événement fantastique et mémorable, vous devrez créer l’espace parfait. Pour ce faire, vous aurez besoin de l’aide de nombreux accessoires et articles – tels que l’éclairage, l’équipement audiovisuel, les décors de table et bien plus encore.

Vous avez le choix de louer ou d’acheter l’équipement. Mais si vous voulez tout faire, avoir un impact significatif sur vos clients et ne pas faire faillite, la location est votre réponse.